SUMBER DAYA DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN

SUMBER DAYA DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN

Dalam dasar manajemen terdapat unsur-unsur manajemen yang dikenal dengan istilah the six M's in manajemen (enam M dalam manajemen), yaitu Man, Money, Methode, Materials, Machines, and Market. ini adalah sumber daya yang akan dikelola. dalam manajemen perkantoran, secara konkret dan terinci dapat disebutkan sumber daya sebagai berikut. 

1. Pegaawai kantor, yaitu para pegawai atau pejabat yang hakikat tugasnya adalah menangani informasi.
2. alat tulis kantor, yaitu seperti kertas, stensil sheet, karbon, pita mesin tulis, tinta, dan  sebagainya . benda-benda tersebut jangan sampai diabaikan karena dalam proses penanganan informasi benda-benda tersebut mempunyai kegunaan yang penting dan perlu pengelolaan agar tidak terjadi pemborosan.
3. perabot kantor, yang termasuk sumber daya ini yaitu lemari file, mesin tulis, kursi, dan lain-lain yang harus tepat pengadaan dan penggunaan untuk menangani informasi.
4. ruang kantor, pekerjaan kantor tidak mungkin dikerjakan di luar ruangan, kecuali  dalam keadaan darurat atau untuk sementara. pada umumnya pekerjaan tidak mungkin  dikerjakan tanpa tersedianya ruangan yang memadai.
5. mesin-mesin kantor, yang termsuk dalam sumber ini adalah mrsinn tulis, teleks, mesin fotocopy, komputer, dan lain-lain.
6. metode kantor, adalah cara kerja dan prosedur dalam menangani informasi. untuk menangani informasi yang besar jumlahnya dan banyak macam ragamnya, cara kerja yang tepat dan prosedur yang tidak berbelit-belit akan menunjang tercapainya tujuan manajemen kantor.
7. biaya kantor, dalam melaksanakan pekerjaan kantor, tentu memerlukan biaya, baik untuk gaji, pembelian peralatan, maupun biaya untuk menyewa peralatan yang diperlukan.
8. waktu khusus untuk pekerja kantor, dalam hal tertentu misalnya untuk suatu perusahaan yang tidak sepanjang waktu menangani informasi, maka perlu pengaturan waktu sehingga sehari-harinya tersedia waktu khusus untuk menangani informasi.
9. pasar, dalam hal tertentu untuk memasarkan hasil produksi dan keperluan lainnya.   

SIFAT KOMUNIKASI

SIFAT KOMUNIKASI

1. Tatap muka (face to face)komunikaasi yang dilakukan oleh 2 orang atau lebih dengan cara komunikasi secara langsung (bertemu/tatap muka ) tanpa melalui perantara/media apapun. komunikasi yang dilakukan dimana komunikator berhadapan langsung dengan komunikannya memungkiinkan respon yang langsungg dari keduanya .
contoh :
saat bertemu dan menanyakan kabar,dll.

2. bermedia (mediated)
adalah komunikasi yang menggunakan media seperti handphone,surat,komputer dan lainnya. 
contoh :
saat mengirimkan pesan menggunakan handphone via sms,dll
3. verbal
komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. komunikasi ini dapat berupa ucapan langsung dari komunikator (oral) juga berupa pesan yang dikomunikasikan lewat tulisan oleh komunikator.
4. nonverbal
komunikasi nonverbal adalah  proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata.
contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat,bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian,potongan rambut , dan sebagainya, simbol-simbol,serta berbicara seperti intonaasi,penekanan,kualitas suara,gaya emosi dan gaya berbicara.

TATANAN KOMUNIKASI

1. komunnikasi intraperibadi

komunikasi yang berlangsung dalam diri kita,meliputi kegiatan berbicara kepada kita sendiri dan kegiatan mengamati dan memberikan makna intelektual dan emosional ) kkepada lingkungan kita.

Fungsi komunikasi intrapribadi :

•  untuk mendapatkan respon/umpan balik.
• untuk melakukan antisipasi setelah mengevaluasi respon atau umpan balik
• untuk melakukan kontrol terhadap lingkungan sosial.

2. komunikasi antarpribadi
komunikasi yang dilakukan oleh 2 orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu (pesan yang disampaikan dapat diterima/ditangkap dengan baik oleh penerima pesan sehingga pembicaraan itu hidup,ada timbal baliknya tidak dimengerti oleh pemberi pesan saja). 

fungsi komunikaasi antar pribadi :

• untuk kebutuhan biologis dan psikologis
• untuk memenuhi kewajiban sosial
• mengembangkan hubungan timbal-balik
• untuk meningkatkan dan mempertahankan mutu diri sendiri
• menangani konflik 

3. komunikasi  kelompok
komunikasi yang berlangsung antara seorang komunikator dengan sekelompok orang yang jumlahnya lebih dari dua.

fungsi komunikasi kelompok :

• menjalin hubungan sosial antara anggota dan kelompok
• fungsi pendidikan atau edukasi

contoh : saat sedang rapat atau mendiskusikan sesuatu dengan sekelompok orang.

4. komunikasi massa 
yaitu komunikasi yang dilakukan seorang komunikator melalui media massa, baik cetak maupun elektronik yang ditujukan kepada sejumlah orang banyak. contohnya bisa melalui : 

• pers
• radio
• televisi
• film
• surat kabar
• majalah

SURAT TANDA BUKTI

Surat tanda bukti

setiap pembayaran atau pengiriman/penyerahan barang harus disertai dengan bukti yang jelas dalam bentuk tertulis. hal ini berguna untuk pencatatan/ administrasi perusahaan. dan mencegah terjadinya hal-hal yang tidak di inginkan.
dibbawah ini adalah contoh-conoh surat sebagai berikut :
1. faktur (invoice)
      faktur adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar. jumlah terakhir dari perhitungan disebut "harga faktur".

bagian-bagian faktur adalah sebagai berikkut :

• nama perusahaan ( kepala surat)
• nama dan alamat pembeli
• jumlah barang
• jenis dan kualitas barang
• harga satuan
• harga seluruhnya, dan
• potongan harga

A. faktur biasa 
       faktur biasa adalah faktur yang diberikan oleh penjual saat kita membeli barang. faktur ini merupakan salah satu bukti atas transaksi untuk keperluan pembukuan/administrasi, jadi pada saat pembelian harus selalu dilampirkan dengan faktur.
B. Faktur proporma
       faktur proporma adalah faktur yang dibuat untuk sementara. setelah barang-barang dikkirimkan baru dibuatkan faktur yang sesungguhnya.
2. konosemen
      konosemen adalah surat keterangan (pengantar) barang yang diangkut dengan kapal.
3. kwitansi 
      kwitansi adalah tanda bukti penerimaan dan pembayaran uang secara sah. sebagai tanda bukti, kuitansi membuat bagian-bagian sebagai berikut :

• nama dan alamat yang menerima uang
• nomor dan tanggal
• jumlah uang dengan angka dan terbilang
• maksud untuk keperluan tertentu.

4. packing list
        packing list adalah daftar perician barang . dalam packing list harus dijelaskan barang apa saja yang terdapat dalam masing-masig kemasan. gunanya untuk mengetahui isi barangg dalam peti/kemasan, jika suatu waktu ada pemeriksaan.

LAPORAN

PENGERTIAN LAPORAN

 laporan secara umun adalah alat penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak yang lain. laporan dlam lingkup administrasi dalah alat penyampaian informasi dari pihak pegawai kepada pegawai lain.

ISI LAPORAN :

• Penelitian
• percobaan
• pengamatan
• pengalaman

FUNGSI LAPORAN :

1. Sebagai alat penyampaian informasi
2. bahan pengambilan keputusan
3. sebagai bahan pertanggung jawaban
4. alat untuk pengawasan

MACAM-MACAM LAPORAN :

dilihat dari beberapa segi, laporan dapat di bedakan :

1. berdasarkan maksudnya :

• laporan informatif
• laporan eksaminasional
• laporan analitis

2.  berdasarkan luuas/lingkupnya :

• laporan umum
• laporan khusus

3. berdasarkan bidang kegiatannya :

• laporan substantif
• laporan administratif

4. berdasarkan sifat peristiwanya :

• laporan rutin
• laporan insidental

5. berdasarkan keamanan isinya :

• laporan biasa
• laporan rahasia
• laporan sangat rahasia

6. berdasarkan waktunya :

• laporan berkala
• laporan insidental

7. berdasarkan kesempatan isinya :

• laporan sementara/pendahuluan (prelimintary)
• laporan akhir/paripurna (final)

8. berdasarkan jangkauannya :

• laporan intern
• laporan ekstern

9. berdasarkan jumlah penerimanya :

• laporan terbatas
• laporan tak terbatas

10. berrdasarkan bentuk dan panjang pendeknya :

• memo
• surat
• mimograph
• buku

11. berrdasarkan cara penyampaiannya :

• lapporan lisan
• laporan visual
• laporan tertulis

ISI DAN SUSUNAN LAPORAN :

isi laporan terdiri dari beberapa bagian yang terdiri atas:

1. pendahuluan , terdiri atas :

• perumusan tentang tujuan laporan
• perumusan tentang masalah
• ruang lingkup laporan

2. batang tubuh laporan, dapat dikelompokkan dalam beberapa bab sesuai ddengan sistematika dan materi yang di uraikan.
3.  kesimpulan dan saran
4. lampiran dan sumber bahan atau kepustakaan.

etika menerima tamu

ETIKA BERTAMU DAN MENERIMA TAMU DI KANTOR 

ETIKA BERTAMU DAN MENERIMA TAMU DI KANTOR

2.1Tamu Kantor

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi.Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke suatu perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu di kantor. Dalam menerima tamu, ada aturan dan etiket yang harus diketahui, untuk menciptakan suasana aman dan nyaman kepada tamu dan menimbulkan kesan baik ketika melakukan kerja sama.

2.2 Tamu Menurut Kepentingannya

2.2.1 Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan

Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu.

Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.

2.2.2 Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.

Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan. Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar. Seringkali mereka sendiri menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka ragam perilakunya.

2.2.3 Tamu yang ingin membeli barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan pimpinan dan sebagainya. Umumnya pembelian barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal tersebut bawalah tamu kebagian pembelian. Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan minuman kepada tamu yang demikian.

2.2.4       Tamu aparat pemerintah

2.2.4.1 Yang bersifat kunjungan rutin        

Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi. Akan lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan, mungkin oimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin sekedar bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

2.2.4.2 Yang bersifat kunjungan khusus.

Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri. Bahkan harus sudah siap di pinti masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi semua anggota rombongan perlu di beri .Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka sekretaris harus secepatnya pesan(booking) hotel. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi sesuatu di luar dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.

2.2.4.3 Tamu-tamu teman pimpinan

Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temanya atau kanalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin juga teman sekolah dulu.Dalam hal ini sekretaris harus cukup menegenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah cukup kenal baik denghan pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan. Yang perlu diperhatikan adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting.

Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas sekretaris adalah sebagai penghubung para tamu yang datang. Tugas pelayanan penerima tamu bagi seorang sekretaris adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien.

2.3 Sekretaris Dalam Menerima Tamu Di Kantor

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara bos dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan bos. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu bos di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.

Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu bos di kantor:

A.    Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.

B.     Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara ‘melantur’. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah namun bijak.

C.     Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

D.    Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada bos.

E.      Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah.

F.      Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan bos.

G.    Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya ia belum ‘familiar’ dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke kantor anda.

Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan ‘image’ perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga lain yang berkepentingan dengan perusahaan.

2.4 Etika Bertamu di Kantor

Bertamu adalah seseorang yang berkunjung dan menyengaja datang ketempat yang dituju dengan maksud dan tujuan tertentu, tergantung orang yang akan detemui dan orang yangAmenenui.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila kita akan berkunjung ke kantor :

A.     Sebelum kita berkunjung ke kantor, ada baiknya kita membuat janji dengan pihak yang akan kita datangi terlebih dahulu agar pihak yang akan kita datangi dapat mempersiapkan diri, baik untuk mengatur jadwal maupun untuk mempersiapkan materi pembicaraan.

B.     Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita lebih memperhatikan cara kita berpenampilan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

a)  Menggunakan kemeja, bersepatu, dan menggunakan celana bukan jeans.

b)  Menggunakan pakaian yang cocok dengan suasana.

c)  Pakaian harus bersih, rapi, wangi, menarik, dan sopan.

Penampilan yang baik dan sopan merupakan suatu ungkapan penghormatan kita kepada pihak yang akan kita temui.

C.     Pada saat berkunjung ke kantor, ada baiknya kita memperhatikan etiket waktu. Sebaiknya hadir tepat waktu sesuai dengan janji yang telah disepakati dan mempergunakan waktu berkunjung dengan efektif sesuai kebutuhan. Kita juga perlu memperhatikan jam istirahat kantor, jadi sebaiknya kita jangan berkunjung pada jam istirahat kantor.

D.    Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita memperhatikan parkiran kendaraan. Jangan parkir di sembarangan tempat.

E.     Saat ingin berkunjung ke kantor, ada baiknya kita melapor kepada petugas, sesuai dengan aturan dan petunjuk yang ada di kantor tersebut.

F.      Saat menjumpai siapa saja di kantor, ada baiknya kita memberi hormat dengan menyapa dan tersenyum serta bersikap sopan. Hal ini kita lakukan agar kehadiran kita dapat diterima dengan baik.

G.     Sebaiknya kita ungkapkan dengan jelas identitas diri dan maksud kedatangan. Ucapkan salam dengan sopan kepada orang yang menerima kita.

H.     Jika kita harus antre, jangan sekali-kali mendahului tamu lain yang sudah duluan datang dan membuat janji. Perbuatan itu mencerminkan sikap tidak sopan dan tidak sabaran dan dapat memicu keributan.

I.       Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat berbicara dengan orang pada saat kita berkunjung ke kantor :

a)  Jangan menggerakkan kedua tangan saat berbicara.

b)  Kedua mata memperhatikan orang yang sedang berbicara.

c)  Menjaga tutur kata dan emosi.

d) Tidak memotong pembicaraan.

e)  Volume suara diatur.

f)  Hindari ungkapan-ungkapan yang bernada sombong atau meremehkan orang yang menerima kita.

g)  Bila kita datang untuk complaint, sebaiknya tidak perlu marah-marah cukup tegas tetapi sopan.

h)  Hindari perdebatan, percekcokan/pertengkaran dengan alasan apapun.

J. Saat kita berada didalam ruangan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan :

a)  Jangan sembarangan duduk saat belum dipersilahkan untuk duduk.

b)  Ucapkan terima kasih, setelah dipersilahkan duduk.

c)  Posisi tubuh tegak.

d) Tidak boleh terlihat loyo/tidak bersemangat.

e)  Jika disediakan minuman atau makanan kecil, jangan terburu-buru diminun atau disantap.

f)  Jagalah selalu kebersihan di dalam ruangan dengan tidak meninggalkan sampah dalam bentuk apapun, dan hal ini juga penting diterapkan dimana saja kita berada.

SURAT

Pengertian Surat, Macam-macam dan Contoh Surat

Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
Jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

• Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

• Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
1.Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2.Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3.Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4.Penggunaan ragam bahasa resmi
5.Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6.Ada aturan format baku
        Bagian-bagian surat resmi:
· Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
· Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
· Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
· Hal, berupa garis besar isi surat
· Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
· Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
· Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
· Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
· Penutup surat
Penutup surat, berisi:
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
· Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:
· Kepala surat
· Tempat dan tanggal pembuatan surat
· Nomor surat
· Lampiran
· Hal atau perihal
· Alamat tujuan
· Salam pembuka
· Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup
· Salam penutup
· Tanda tangan dan nama terang

NOTULEN

A. Pengertian Notulen

notulen adalah sebuatatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara.
    
Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.

notulen sekurang-kurangnya berupa :

• Tujuan kegiatan
• Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan 
• Saran dan keputusan dalam kegiatan
• Waktu pelaksanaan
• Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.

B. Susunan Notulen

Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agatr notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.
 a. Kepala Notulen

Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertamakali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :

1. Nama atau tema yang akan dibahas
2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Tempat pelaksanaan acara
5. Acara saat berlangsung
6. Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :   

• Ketua dan Wakil Ketua 
• Sekretaris 
• Notulis
•  Peserta

b. Isi Notulen

Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.
Adapun susunan sistimatika dalam penulisan notulen adalah :

• Kata pembukaan 
• Pembahasan
• Pembacaan Keputusan dari Hasil
• Waktu (Jam) penutupan

C. Bagian Akhir Notulen

Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.

Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :

• Nama Jabatan
• Tanda tangan
• Nama pejabat, pangkat, dan NIP

D. Penandatanganan
 Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan.

Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan :

 Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran  folio         dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.

Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.

Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula