Pengertian Korespondensi dan Surat

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.
Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.
Ciri-ciri Surat:

1. Surat adalah pesan tertulis.
2. Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.
3. Surat memiliki bagian-bagian yang standar.
4. Surat memiliki bentuk yang standar.
5. Surat memiliki satu pesan inti.
6. Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.

Fungsi Surat:

1. Surat sebagai penyampai pesan.
2. Surat sebagai wakil.
3. Surat sebagai bukti tertulis.
4. Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.
5. Alat untuk mengingat.
6. Dokumen historis dari suatu kegiatan.
7. Keterangan keamanan.

TUJUAN DAN MASALAH DALAM PENGELOLAAN ARSIP

Tujuan kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan keredupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:

1. Menerima warkat
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu
5. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip
6. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip dan Iain-Iain

Masalah-masalah Dalam Pengelolaan Arsip
Kendala dalam pengelolaan arsip yang pada umumnya dihadapi oleh setiap kantor, antara lain adalah :

1. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas-tugas di bidang kearsipan dipandang rendah.
2. Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi dengan pegawai berpendidikan sekolah dasar. Unit kearsipan juga menjadi tempat buangan bagi pegawai-pegawai yang dipindahkan dari unit lainnya, serta di samping itu masih ada anggapan, bahwa siapapun dapat mengerjakan kearsipan. Pegawai kearsipan yang kurang cakap dan kurang terbimbing secara teratur mengakibatkan tidak dapat mengimbangi perkembangan dalam bidang kearsipan.
3. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.
4. Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku di suatu kantor/organisasi, sehingga masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tidak ada keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas.
5. Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara peminjaman arsip di masing-masing kantor, mengakibatkan setiap pegawai meminjam arsip, tanpa adanya peraturan yang jelas.
6. Penggunaan arsip oleh pengolah atau oleh pihak lainnya yang membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, dan bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat pihak lain yang juga membutuhkan arsip termaksud.
7. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum / kurang terampil.
8. Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan penyusutan arsip di unit operasional, maupun di kantor secara menyeluruh, mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, campur aduk dan tidak dapat tertampung lagi.
9. Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari pengawasan (karena unit pengawasan yang telah ditentukan tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya).

KEARSIPAN

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

• Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
• Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

BENTUK KOMUNIKASI

Para pakar ilmu komunikasi mengelompokkan pembagian komunikasi dalam bentuk yang bermacam-macam. Sebagaimana telah dipaparkan Dedy Mulyana dalam bukunya berjudul Ilmu Komunikasi Sebuah Pengantar bahwasanya komunikasi dilihat dari peserta komunikasinya terbagi menjadi beberapa bagian yaitu:
 

1.    Komunikasi Intrapribadi
Komunikasi intrapribadi (intrapersonal communication) adalah komunikasi dengan diri-sendiri, baik kita sadari atau tidak. Contohnya berfikir. Komunikasi ini merupakanlandasan komunikasi antar pribadi dan komunikasi dalam konteks-konteks lainnya, meskipun dalam disiplin komunikasi tidak dibahas secara rinci dan tuntas. Dengan kata lain, komunikasi intrapribadi ini inheren dalam komunikasi dua orang, tiga orang, dan seterusnya, karena sebelum berkomunikasi dengan orang lain kita biasanya berkomunkasi dengan diri sendiri (mempersepsi dan memastikan makna pesan orang lain), hanya saja caranya tidak disadari. Keberhasilan komunikasi kita dengan orang lain bergantung pada keefektifan komunikasi kita dengan diri sendiri.

2.    Komunikasi Antarpribadi
Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) adalah komunikasi antara orang-orang secara tatap-muka, yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi yang lain secara langsung, baik secara verbal maupun nonverbal. Bentuk khusus dari komunikasi antarpribadi ini adalah komunikasi diadik (dyadic communication) yang melibatkan hanya dua orang, seperti suami-istri, dua sejawat, dua sahabat dekat, guru-murid, dan sebagainya.
Ciri-ciri komunikasi diadik adalah:
    Pihak-pihak yang berkomunikasi berada dalam jarak yang dekat.
    Pihak-pihak yang berkomunikasi mengirim dan menerima pesan secara simultan dan spontan, baik secara verbal ataupun nonverbal.
Keberhasilan komunikasi menjadi tanggung jawab para peserta komunikasi. Kedekatan hubungan puhak-pihak yang berkomunikasi akan tercermin pada jenis-jenis pesan atau respons nonverbal mereka, seperti sentuhan, tatapan mata yang ekspresif, dan jarak fisik yang sangat dekat. Meskipun setiap orang dalam berkomunikasi antarpribadi bebas mengubah topic pembicaraan, kenyataannya komunikasi antarpribadi bisa saja .didominasi oleh satu pihak. Misalnya, komunikasi suami –istri didominasi oleh suami, komunikasi oleh dosen-mahasiswa didominasi oleh dosen, dan komunikasi atasan-bawahan oleh atasan.
Kita biasanya menganggap pendengaran dan penglihatan sebagai indra primer, padahal sentuhan dan penciuman juga sama pentingnya dalam menyampaikan pesan-pesan yang bersifat intim. Jelas sekali, bahwa komunikasi antarpribadi sangat potensial untuk mempengaruhi atau membujuk orang lain, karena kita dapat menggunakan kelima alat indra tadi untuk memepertinggi daya bujuk pesan yang kita komunikasikan kepadanya. Sebagai komunikasi paling lengkap dan paling sempurna, komunikasi antarpribadi berperan penting hingga kapanpun, selama manusia masihmempunyai emosi. Kenyataannya komunikasi tatap-muka ini membuat manusia merasa lebih akrab dengan sesamanya, bebeda dengan komunikasi lewat media massa seoerti surat kabar dan televise atau lewat teknologi komunikasi tercanggih sekalipun seperti telepon genggam, E-mail, atau telekonferensi, yang membuat manisia merasa terasing.

3.    Komunikasi Kelompok
Kelompok adalah sekumpulan manusia yang mempunyai tujuan bersama, yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu sama lainnya, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut. Kelompok ini misalnya adalah keluarga, tetangga , kawan-kawan terdekat, kelompok diskusi, kelompok pemecahan masalah, atau suatu komite yang tengah berapat untuk mengambil suatu keputusan. Dengan demikian, komunikasi kelompok biasanya merujuk pada komunikasi yang dilakukan kelompok kecil tersebut (small group communication). Kminikasi kelompok dengan sendirinya melibatkan juga komunikasi antar pribadi, karena itu kebanyakan teori komunikasi antar pribadi berlaku juga bagi komunikasi kelompok.

4.    Komunikasi Massa
Komunikasi massa (mass communication) adalah komunikasi yang menggunakan media massa, baik cetak(surat kabar, majalah) atau elektronik (radio, televisi), yang dikelola oleh suatu lembaga atau orang yang dilembagakan, yang ditujukan kepada sejumlah besar orang yang tersebar dibanyak tempat, anonym, dan heterogen. Pesan-pesannya bersifat umum, disampaikan secara cepat, serentak dan selintas (khususnya media elektronik). Komunikasi antarpribadi, komunikasi kelompok dan komunikasi organisasi berlangsung juga dalam proses untuk mempersiapkan pesan yang disampaikan media massa ini.

DeFleur & McQuails mendefinsikan komunikasi massa sebagai “suatu proses melalui mana komunikator-komunikator menggunakan media untuk menyebarluskan pesan-pesan secara luas dan terus-menerus menciptakan makna-makna serta diharapkan dapat mempengaruhi khalayak yang besar dan beragam dengan melalui berbagai macam cara.” Definisi lain datang dari Littlejohn yang mengatakan “komunikasi massa adalah suatu proses dengan mana organisasi-organisasi media memproduksi dan mentransmisikan pesan-pesan kepada publik yang besar, dan proses di mana pesan-pesan itu dicari, digunakan, dimengerti, dan dipengaruhi oleh audien.” Ini artinya, proses produksi dan transmisi pesan dalam komunikasi massa sangat dipengaruhi oleh kebutuhan dan kepentingan audience

5.    Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi (organizational communication) terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan juga informal, dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar daripada komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi seringkali juga melibatkan komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi. Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komuniksi kebawah, komunikasi keatas, dan komuniksi horizontal, sedangkan kamunikasi informal tidak tergantung pada struktur organisasi, seperti komunikasi antarsejawat, juga termasuk gossip.

Analisa Bentuk Komunikasi

Komunikasi  massa melibatkan banyak komunikator, berlangsung melalui system bermedia dengan jarak fisik yang rendah (artinya jauh), mungkin penggunaan satu atau dua saluran indrawi (penglihatan, pendengaran), dan biasanya tidak memungkinkan umpan balik segera. Sebaliknya, komunikasi antarpribadi melibatkan sejumlah komunikator yang relatif kecil, berlangsung dengan jarak fisik yang dekat, bertatap-muka, memungkinkan jumlah maksimum saluran indrawi, dan memungkinkan umpan balik segera. Komunikasi kelompok kecil, public, dan organisasi berada diantara kedua katagori komunikasi tesebut menyangkut keempat karakteistiknya, misalnya komunikasi organisasi lazimnya melibatkan lebih banyak komunikator daripada komunikasi public namun lebih sedikit komunikator daripada komunikasi massa.

Terdapat beberapa perbedaan lain antara komunikasi massa dengan tingkat-tingkat komunikasi sebelumnya, khususnya komunikasi antarpribadi. Bila dalam komunikasi antarpribadi, para peserta dapat mengontrol topic pembicaraan, dalam komunikasi massa, komunikator (prodiser pesan) mengontrol topic, pelanggan yang menginginkan topic yang lain harus mengubah sumber informasi, dengan melanggani Koran, mendengarkan siaran radio, atau memilih siaran televise yang lain, yang sesuai dengan seleranya. Dalam komunikasi antarpribadi, para peserta dapat menekankan pesan dengan mengulang pesan, atau dengan tekanan verbal atau nonverbal tertentu, atau saling bertanya, namun dalam komunikasi massa keluwesan tersebut sangat terbatas kalaupun bukan berarti tidak ada sama sekali. Pembaca surat kabar atau majalah memang dapat membaca ulng, televise juga adakalanya menayangkan ulang suatu acara atau suatu adegan (seperti acara olah raga), namun pembaca, pendengar atau pemirsa tudak bebas memperoleh informasi lain yang mereka inginkan pada saat itu juga. Dalam beberapa kasus, pembaca surat kabar, pendengar radio, atau pemirsa televise bisa saja menyampaikan umpan balik secara langsung, namun tetap saja tidak lengkap, karena umpan balik bersifat nonverbal (seperti ekspresi wajah dan bahasa tubuhnya) dari sipemberi umpan balik sering tidak tertangkap oleh sumber pesan.
Katagori berdasarkan tingkat paling lazim digunakan untuk melihat konteks komunikasi, dimulai dari komunikasi yang melibatkan jumlah peserta komunikasi paling sedikit hingga komunikasi yang melibatkan jumlah peserta komunikasi paling banyak. Terdapat empat tingkat komunikasi yang disepakati banyak pakar, yaitu komunikasi antarpribadi, komunikasi kelompok, komunikasi organisasi, dan komunikasi massa. Beberapa pakar lain menambahkan komunikasi intrapribadi, komunikasi diadik(komunikasi dua orang) dan komunikasi publik (pidato didepan khalayak).

Pengertian Organisasi dan Kantor

Organisasi adalah satu jnis wadah perlengkapan di masyarakat yang dibikin oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi kerja tertentu yang sebesar-besarnya. Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi.
Berarti segala macam urursan di dalam organisasi harus melewati kegiatan kantor dan keluar masuknya informasi menyangkut organisasi juga harus melalui kantor.
Organisasi itu sendiri dibentuk oleh orang-orang dengan tujuan tertentu yang dapat dipetik hasilnya secara bersama-sama, berarti cukup ditangani secara sendiri perorangan, maka orang-orang tidak akan membuat wadah yang disebut organisasi.

Unsur-unsur Organisasi
Kalau kita memperhatikan penjelasan di atas tentang pengertian organisasi maka dapatlah di katakan bahwa setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut :
1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama
Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan dilaksankan. Pengertian tempat di sini dalam ari yang konkrit, tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan demikian tempat sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan sebagainya.
2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang
Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dalam praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan dengan banyak orang, maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunayi kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama itu hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya.
3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing
Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain.
4. Ada tujuan tertentu
Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan antara lain sebagai berikut :
- Pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai kemungkinan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif
Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar adalah :
- Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama.
- Harus ada orang-orang yang bekerja sama.
- Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas.
- Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.

ETIKA BERTELEPON

ETIKA BERTELEPON

hal-hal penting ketika bertelepon 

• jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali
• dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi denngan pihak penelpon
• berkata dengan sopan dan hangat.
• hindari kata-kata yang bisa menyinggung perasaan penelpon.

 langkah-langkah dan teknik menelepon.

1. siapkan nomor telepon
2. tekan nomor telepon yanng dituju
3. ucapkan salam, sebutkan identitas diri anda
4. mengutarakan maksud dan tujuan menelpon.
5. ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

langkah-langkah dan teknik menerima telepon

• segera angkat telepon jika berdering
• ucapkan salam begitu anda menjawab telepon.
• tanyakan nama dan identitas penelpon serta maksud dan tujuan penelpon
• apabila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
• mengucapkan salam penutup.

hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan telepon

1. suara terlalu keras
2. bicara ditelepon sambil makan atau berdecak
3. berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
4. berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5. berbicara dengan nada memerintah.
6. membiarkan penelpon menunggu terlalu lama tanpa ada penjelasan .

PENGERTIAN DAN SIFAT KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (lisan) yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal. Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.
Komponen komunikasi
Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:
Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.
Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.
Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain
Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.
Proses komunikasi
Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan seperti berikut.
1.Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.
2.Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail, atau media lainnya.
3.Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti kedua pihak.
4.Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.
Sifat Komunikasi
Sebagian pakar menguraikan sifat komunikasi ada berbagai macam diantaranya adalah :
a.Tatap Muka (face to face)
Dalam berkomunikasi, biasanya kesadaran kita akan lebih pada saat-saat yang khusus, seperti kita diuji dengan ujian lisan oleh dosen kita atau ketika anda berdialog dengan orang asing dengan bahasa asing dibandingkan dengan ketika anda bercanda dengan teman atau kerabat kita di rumah. Pada saat seseorang tersenyum maka itu dapat ditafsirkan sebagai suatu kebahagiaan, ketika orang itu cemberut maka dapat ditafsirkan bahwa ia sedang ngambek. Ketika seseorang diam dalam sebuah dialog itu bisa diartikan setuju, malu, segan, marah, atau bahkan malas atau bodoh. Diam bisa diartikan setuju seperti perlakuan Rasulullah saw. yaitu ketika ada seorang sahabat yang menggosaok giginya ketika berwudhu, ini menunjukkan bahwa beliau setuju dengan perlakuan sahabat tadi namun tidak dengan penegasan. Secara implisit semua perlakuan manusia dapat memiliki makna yang akhirnya bernilai komunikasi.
Komunikasi yang dilakukan di mana komunikator berhadapan langsung dengan komunikannya memungkinkan respon yang langsung dari keduanya. Seorang komunikator harus mampu menguasai situasi dan mampu menyandi pesan yang disampaikan sehingga komunikan mampu menangkap dan memahami pesan yang disampaikannya.
Diantara konteks komunikasi tatap muka (face to face) ini adalah :
1.Komunikasi interpersonal (interpersonal Communication)
Komunikasi interpersonal menunjuk kepada komunikasi dengan orang lain. Komunikasi jenis ini dibagi lagi menjadi komunikasi diadik, komunikasi publik, dan komunikasi kelompok-kecil.
Komunikasi interpersonal termasuk:
-Pidato
-Komunikasi nonverbal
-Komunikasi bawah sadar
-penyimpulan
-parafrase
Memiliki komunikasi interpersonal yang baik mendukung proses-proses seperti:
-perdagangan
-konseling
-pelatihan
-bimbingan
-pemecahan konflik
Komunikasi interpersonal merupakan subyek dari beberapa disiplin dalam bidang psikologi, terutama analisis transaksional.Komunikasi ini dapat dihalangi oleh gangguan komunikasi atau oleh kesombongan, sifat malu, dll.
2.Komunikasi Kelompok (Group Communication)
1.Komuniasi kelompok kecil (small group communication)
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator kepada sekelompok kecil orang sebagai komunikan.
2.Komunikasi Kelompok Besar (large group communication/public speaking)
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator kepada banyak orang sebagai komunikan yang tidak bisa dikenali satu-persatu. Sering juga disebut pidato, ceramah, atau kuliah umum.
Biasanya bersifat formal dan lebih sulit daripada komunikasi kelompok atau antarpribadi, karena menuntut persiapan pesan yang cermat, keberanian, dan kemampuan menghadapi sejumlah besar orang..
3.Komunikasi Organisasi (Organizational Communication)
Yaitu komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi. Bisa bersifat formal juga informal, dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih luas dan lebih besar daripada komunikasi kelompok.
b.Bermedia (mediated)
Dalam komunikasi, sekali andan mengirimkan pesan, anda tidak dapat mengendalikan pengaruh pesan tersebut bagi khalayak, apalagi menghilangkan efek pesan itu sama sekali. Sifat irreversible ini adalah implikasi dari komuikasi sebagai suatu proses yang selalu berubah, sehingga kita harus berhati-hati pada saat menyempaikan pesan kepada orang lain. Terutama pada saat kita berkomunikasi yang pertama kali, kita harus berhati-hati karena kesan pertama begitu berkesan bagi pendengar.
Terlebih saat seorang komunikator melakukan komunikasi melalui madia cetak ataupun elektronik, maka pesan yang disampaikan haruslah betul-betul diyakini kebenarannya oleh dirinya dan masyarakat luas sebagai komunikan. Komunikasi yang dilakukan dengan media menuntut seorang kominikan untuk mampu menguasai teknologi komunikasi, juga keterampilan untuk berkomunikasi dalam bentuk tulisan. Konteks komunikasi bermedia ini adalah :
1.Komunikasi Massa (Mass Communication)
Yaitu komunikasi yang dilakukan seorang komunikator melalui media massa, baik cetak maupun elektronik yang ditujukan kepada sejumlah besar orang yang heterogen, anonim, dan di banyak tempat. Bisa melalui :
-Pers
-Radio
-Televisi
-Film
-Surat Kabar
-Majalah
2.Komunikasi Medio (Medio Communication)
Yaitu komunikasi dengan menggunakan :
-Surat
-Telepon
-Pamflet
-Poster
-Dll
c.Verbal (verbal)
Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.
Komunikasi ini dapat berupa ucapan langsung dari komunikator (oral) juga berupa pesan yang dikomunikasikan lewat tulisan oleh komunikator. Komunikan dapat mendengar langsung pesan yang disampaikan dan juga dapat membaca pesan yang disampaikan oleh seorang komunikator dalam komunikasi verbal ini. d.Nonverbal (non-verbal)
Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.
Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi “tidak menggunakan kata” dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.
Jenis-jenis komunikasi nonverbal
-Komunikasi objek
Seorang polisi menggunakan seragam. Ini merupakan salah satu bentuk komunikasi objek.
Komunikasi objek yang paling umum adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini dianggap termasuk salah satu bentuk stereotipe. Misalnya orang sering lebih menyukai orang lain yang cara berpakaiannya menarik. Selain itu, dalam wawancara pekerjaan seseorang yang berpakaian cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan daripada yang tidak. Contoh lain dari penggunaan komunikasi objek adalah seragam.
-Sentuhan
Haptik adalah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi nonverbal. Sentuhan dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain. Masing-masing bentuk komunikasi ini menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sang penyentuh. Sentuhan juga dapat menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima sentuhan, baik positif ataupun negatif.
-Kronemik
Kronemik adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal. Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas, banyaknya aktifitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality).
-Gerakan tubuh
Dalam komunikasi nonverbal, kinesik atau gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi wajah, isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frase, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan, misalnya memukul meja untuk menunjukkan kemarahan; untuk mengatur atau menngendalikan jalannya percakapan; atau untuk melepaskan ketegangan.
-Vokalik
Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Ilmu yang mempelajari hal ini disebut paralinguistik. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain. Selain itu, penggunaan suara-suara pengisi seperti “mm”, “e”, “o”, “um”, saat berbicara juga tergolong unsur vokalik, dan dalam komunikasi yang baik hal-hal seperti ini harus dihindari.
-Lingkungan
Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.
Variasi budaya dalam komunikasi nonverbal
Budaya asal seseorang amat menentukan bagaimana orang tersebut berkomunikasi secara nonverbal. Perbedaan ini dapat meliputi perbedaan budaya Barat-Timur, budaya konteks tinggi dan konteks rendah, bahasa, dsb. Contohnya, orang dari budaya Oriental cenderung menghindari kontak mata langsung, sedangkan orang Timur Tengah, India dan Amerika Serikat biasanya menganggap kontak mata penting untuk menunjukkan keterpercayaan, dan orang yang menghindari kontak mata dianggap tidak dapat dipercaya.

ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN KANTOR

ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN KANTOR

Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, manajemen kantor mengenal beberapa asas. Terdapat 8 asa manajemen kantor menurut Neuner dan Keeling:

Asas Tujuan

Tujuan suatu bisnis atau kelompok fungsi dalam suatu bisnis harus dirumuskan dan dipahami.  Asa ini mengandung arti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan. Tujuan satu usaha mungkin sederhana seperti usaha menaikan laba melalui kenaikan penjualan. Manajemen adminstratif merupakan bagian penting bagi kemudahan yang kerap kali merupakan dasar bagi fungsi-fungsi lain.

Asas Kesatuan Fungsi

Semua organisasi terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerka sama untuk mencapai tujuan utama organisasi itu. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah produksi, distribusi, keuangan dan personalia.

Asas Hubungan Individual

Organisasi yang efektif terbentuk olrh pribadi-pribadi yang harus melangsungkan pekerjaan. Asas ini berarti dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang definitive. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Menolong kepastian proses manajemen dan prosedur pekerjaan. Selain tugas dan tanggung jawab, garis-garis wewenang pun harus dibangun. Di samping itu, balas jasa haruslah dirumuskan untuk merangsang bekerja.

Asas Kesederhanaan

Organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang jelas. Karena tidak banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami leh setipa orang yang terlibat dalam organisasi itu, sehingga efektiflah organisasi itu.

Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab

Setiap orang dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya itu. Organisasi menjadi hidup karena pendelegasian wewenang dan tanggung jawab wewenang adalah hak untuk memberikan perintah dan kekuasaan untuk membuat keputusan, sedangkan tanggung jawab kewajiban dan akuntabilitas untuk melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan.

Asas Laporan kepada Atasan Tunggal

Agar setiap orang mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap petugas harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan. Asas ini menjadi penting karena keraguan terjadi dan moral akan jatuh jika seorang petugas bertanggung jawab kepada beberapa orang atasan yang masing-masing mempunyai ukuran dalam menyelesaikan pekerjaan.

Asas Pengawasan dan Kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus ditegakan sehingga tujuan usaha dapat tercapai. Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rancana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya.

Asas Jangkauan Pengawas

Agar pengawasan dan kepemimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas hendaknya dibatasi. Tidak ada rumus yang mujarab yang dapat menentukan jangkauan pengawasan. Itu disebabkan suatu kenyataan bahwa setiap situasi harus dengan hati-hati dinilai setelah analisa semua factor paripurna.

JOB ANALYSIS (ANALISA PEKERJAAN KANTOR)

JOB ANALYSIS (ANALISA PEKERJAAN KANTOR)

2.1 Pengertian Analisis Pekerjaan Kantor

Analisis Pekerjaan kantor (Job Analisis) merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis pekerjaan atau sering disebut analisi jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.
Analisis pekerjaan kantor secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan yang ada di kantor. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain.
Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification).
Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status pernikahan, jumlah anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya.
Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.
Sejumlah kategori informasi selalu terdapat pada analisis jabatan, termasuk di dalamnya aktivitas apa saja yang ada, mengapa, bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan; juga berisi informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan, apa yang dipertimbangkan dalam interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan, ketrampilan dan kemampuan yang diisyaratkan dalam pekerjaan. Analisis jabatan yang baik juga dapat digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan dan sebagainya.
Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.
Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya. Dasar dari analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian kerja yang termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik tugas yang dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliputi karaktersitik individu, interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan. Modifikasi antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga.

2.2 Jenis Analisis Pekerjaan Kantor

1. Tradisional
• Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab, kewajiban dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu.
• Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan.
2. Berorientasi hasil
• Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan
• Mencakup keterkaitan antara tugas, standar kinerja, kecakapan dan kualifikasi minimal Contohpertanyaan yang diajukan :
a. TUGAS : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi perusahaan ?
b. KONDISI PEKERJAAN : bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana, petunjuk apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ?
c. STANDAR KINERJA : kinerja seperti apa yang diharapkan, baik berdasarkan standar kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan perusahaan ?
d. KECAKAPAN : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal ?
e. KUALIFIKASI : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan ?

2.3 Sasaran Analisis Pekerjaan Kantor

· Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal.
· Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama.
· Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing pekerja.
· Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”.
· Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan untuk membuat keputusan pekerja.
· Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier bagi karyawan.
· Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan dari mereka, kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat memuaskan pekerjaan.

2.4 Manfaat Dan Fungsi Analisis Pekerjaan Kantor
Beberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya bila berlandaskan atau berpedoman pada analisis jabatan. Menurut Nitisemito (1992), analisis jabatan bermanfaat sebagai :
a. landasan untuk melaksanakan mutasi;
b. landasan untuk melaksanakan promosi;
c. landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan;
d. landasan untuk melaksanakan kompensasi;
e. landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja;
f. landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.

Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )
· Penyusunan organisasi baru
· Penyempumaan organisasi yang sekarang
· Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan
2. Kepegawaian
· Rekrutmen seleksi/penempatan
· Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
· Penyusunanjenjang karir (Career Planning)
· Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
· Program pelatihan
3. Ketatalaksanaan
· Tata laksana
· Tata kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh dari proses analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian di susun secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (Job Description)
Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk :
a. menentukan basis regional bagi struktur kompensasi
b. mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan
individu
c. menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya
deskriminasi dalam pengadaan SDM
d. merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang
e. memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada
f. memforkas dan menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para
karyawan
g. mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang
potensial
h. menetapkan standar prestasi kerja yang realistik
i. menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya
j. membantu revisi struktur organisasi
k. memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka
l. memperbaiki alur kerja
m. memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi
n. menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi
2.5 Unsur dari Analisis Pekerjaan Kantor
Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
· Uraian Jabatan (Job Description).
· Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
a. Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :

a. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan
b. Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas
c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
d. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat
e. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
f. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
g. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang berbahaya
h. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas

b. Spesifikasi/Persyaratan Pekerjaan / Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
c. Kegunaan Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja
2.6 Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data
Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah :
· Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
· lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi
· Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. )
· Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan.
· Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan.
Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.
2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang lengkap.Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien
b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah.
c. Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan.
d. Metode Kombinasi
Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.
Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan.
Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.
Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah :
• Karakteristik pekerjaan (fungsi, tanggungjawab, dan kondisi)
• Lokasi tempat kerja
• Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis
• Sikap dan tanggapan karyawan
• standar kinerja yang ditetapkan

PROMOSI, DEMOSI, DAN MUTASI PERSONEL KANTOR

A.  PROMOSI
1.    Pengertian Promosi

Promosi adalah penghargaan dengan kenaikan jabatan dalam suatu organisasi ataupun instansi baik dalam pemerintahan maupun non pemerintah (swasta). Menurut Husein (2003) seseorang yang menerima promosi harus memiliki kualifikasi yang baik dibanding kandidat-kandidat yang lainnya. Terkadang jender pria wanita serta senioritas tua muda mempengaruhi keputusan tersebut. Hal inilah yang banyak diusahakan oleh kalangan pekerja agar bias menjadi lebih baik dari jabatan yang sebelumnya ia jabat. Dan juga demi peningkatan dalam status social. Promosi merupakan kesempatan untuk berkembang dan maju yang dapat mendorong karyawan untuk lebih baik atau lebih bersemangat dalam melakukan suatu pekerjaan dalam lingkungan organisasi atau perusahaan.
Dengan adanya target promosi, pasti karyawan akan merasa dihargai, diperhatikan, dibutuhkan dan diakui kemampuan kerjanya oleh manajemen perusahaan sehingga mereka akan menghasilkan keluaran (output) yang tinggi serta akan mempertinggi loyalitas (kesetiaan) pada perusahaan. Oleh karena itu, pimpinan harus menyadari pentingnya promosi dalam peningkatan produktivitas yang harus dipertimbangkan secara objektif. Jika pimpinan telah menyadari dan mempertimbangkan, maka perusahaan akan terhindar dari masalah-masalah yang menghambat peningkatan keluaran dan dapat merugikan perusahaan seperti: ketidakpuasan karyawan, adanya keluhan, tidak adanya semangat kerja, menurunnya disiplin kerja, tingkat absensi yang tinggi atau bahkan masalah-masalah pemogokan kerja. Untuk dapat memutuskan imbalan yang sepenuhnya diberikan kepada seorang karyawan atas hasil kerjanya, maka perusahaan harus memiliki sesuatu sistem balas jasa yang tepat. Mekanisme untuk dapat menentukan balas jasa yang pantas bagi suatu prestasi kerja adalah dengan penilaian prestasi kerja.
Melalui penilaian prestasi kerja akan diketahui seberapa baik Ia telah melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya, sehingga perusahaan dapat menetapkan balas jasa yang sepantasnya atas prestasi kerja tersebut. Penilaian prestasi kerja juga dapat digunakan perusahaan untuk mengetahui kekurangan dan potensi seorang karyawan. Dari hasil tersebut, perusahaan dapat mengembangkan suatu perencanaan sumber daya manusia secara menyeluruh dalam menghadapi masa depan perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia secara menyeluruh tersebut berupa jalur-jalur karir atau promosi-promosi jabatan para karyawannya. Lain halnya dengan demosi, demosi adalah penurunan jabatan dalam suatu instansi yang biasa dikarenakan oleh berbagai hal, contohnya adalah keteledoran dalam bekerja. Demosi adalah suatu hal yang sangat dihindari oleh setiap pekerja karena dapat menurunkan status, jabatan, dan gaji.
2.    Dasar-dasar promosi
Pedoman yang dijadikan dasar untuk mempromosikan karywan atau pegawai menurut Handoko (1999) adalah:
a. Pengalaman (lamanya pengalaman kerja karyawan).
b. Kecakapan (keahlian atau kecakapan).
c.  Kombinasi kecakapan dan pengalaman (lamanya pengalaman dan kecakapan).
3.      Syarat-syarat promosi
Persyaratan promosi untuk setiap perusahaan tidak selalu sama tergantung kepada perusahaan/lembaga masing-masing. Menurut Handoko (1999) syarat-syarat promosi pada umunya sebagai berikut.

1. Kejujuran
2. Disiplin
3. Prestasi kerja
4. Kerjasama
5. Kecakapan
6. Loyalitas
7. Kepemimpinan
8. Komunikatif
9. Pendidikan

4.    Jenis-jenis Promosi Pegawai
Periode kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil ditetapkan tanggal 1 April dan 1 Oktober setiap tahun, kecuali kenaikan pangkat anumerta dan kenaikan pangkat pengabdian. Masa kerja untuk kenaikan pangkat pertama Pegawai Negeri Sipil dihitung sejak pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002 jenis-jenis promosi pegawai adalah sebagai berikut :
a. Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah
Kenaikan pangkat penyesuaian ijazah dapat diberikan kepada Pegawai setelah yang bersangkutan mengikuti ujian penyesuaian pangkat yang diselenggarakan oleh dinas dan dinyatakan lulus serta memenuhi persyaratan lainnya yang ditentukan.
Syarat Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijasah :
-  Memiliki STTB/Ijazah dari lembaga pendidikan yang telah diakreditasi oleh Depdiknas atau instansi yang berwenang;
-  Lulus ujian penyesuaian ijazah, yaitu : TPA untuk kenaikan pangkat ke golongan III/a dan TPIU untuk kenaikan pangkat ke golongan II/a;
-  Pegawai yang bersangkutan sekurang-kurangnya telah 1 (satu) tahun dalam pangkat terakhir yang dimiliki;
b.  Kenaikan Pangkat Pilihan
Syarat Kenaikan Pangkat Pilihan :
-       Berada satu tingkat di bawah jenjang pangkat terendah yang ditentukan untuk jabatan yang didudukinya;
-       Menunjukkkan prestasi kerja luar biasa baiknya;
-       Menemukan penemuan baru yang bermanfaat bagi negara;
-       Sekurang-kurangnya telah 1 (satu) tahun dalam pangkat terakhir;
-       Sekurang-kurangnya telah 1 (satu) tahun dalam jabatan struktural yang didudukinya (dihitung kumulatif dalam tingkat jabatan struktural yang sama);
-       Setiap unsur DP-3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 (dua) tahun terakhir.
1) Kenaikan Pangkat Reguler
Syarat Kenaikan Pangkat Reguler :
-   Tidak menduduki jabatan struktural/fungsional tertentu; Diangkat dalam jabatan struktural dengan pangkat masih dibawah jenjang pangkat yang ditentukan tetapi telah 4 tahun dalam pangkat terakhir yang dimiliki; Menduduki jabatan struktural dan pangkatnya telah mencapai jenjang pangkat terendah yang ditentukan untuk jabatan itu; atau sedang tugas belajar dan sebelumnya menduduki jabatan struktural/fungsional tertentu;
-   Sekurang-kurangnya telah 4 (empat) tahun dalam pangkat terakhir;
-   Setiap unsur DP-3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 (dua) tahun terakhir; dan
-   Tidak melampaui pangkat atasan langsungnya.
2)Kenaikan Pangkat Anumerta
-   Kenaikan pangkat anumerta diberikan setingkat lebih tinggi tmt. PNS yang bersangkutan meninggal;
-   CPNS yang meninggal, diangkat menjadi PNS terhitung mulai awal bulan yang bersangkutan meninggal dan berlaku ketentuan sebagaimana dimaksud dalam point a;
-   Keputusan kenaikan pangkat anumerta diberikan sebelum Pegawai Negeri Sipil yang meninggal tersebut dimakamkan.
3) Kenaikan Pangkat Pengabdian
-   Kenaikan pangkat pengabdian setingkat lebih tinggi diberikan tmt. PNS yang bersangkutan dinyatakan cacat karena dinas dan tidak dapat bekerja lagi dalam semua jabatan negeri;
-   CPNS yang cacat karena dinas dan dinyatakan tidak dapat bekerja lagi dalam semua jabatan negeri, diangkat menjadi PNS dan berlaku ketentuan.

 B.  DEMOSI
1.    Pengertian Demosi
Menurut Suratman (1998) demosi adalah penurunan jabatan dalam suatu instansi yang biasa dikarenakan oleh berbagai hal, contohnya adalah keteledoran dalam bekerja. Turun jabatan biasanya diberikan pada karyawan yang memiliki kinerja yang kurang baik atau buruk serta bisa juga diberikan ada karyawan yang bermasalah sebagai sanksi hukuman Demosi merupakan suatu hal yang sangat dihindari oleh setiap pekerja karena dapat menurunkan status, jabatan, dan gaji. Namun, demosi atau turun jabatan ini biasa dilakukan oleh beberapa instansi ataupun perusahaan demi peningkatan kualitas kerja, dan juga sebagai motivasi bagi karyawannya agar mau berusaha untuk memperoleh yang diinginkan. Mendapatkan promosi dan menghindari demosi.
Jadi, memang benar jika perusahaan-perusahaan ingin maju, maka harus menciptakan kompetisi bagi para karyawannya agar mereka tekun dalam bekerja dan tidak selalu berpangku tangan pada karyawan lainnya. Apabila karyawan memiliki produktivitas dan motivasi kerja yang tinggi, maka laju roda pun akan berjalan kencang, yang akhirnya akan menghasilkan kinerja dan pencapaian yang baik bagi perusahaan. Di sisi lain, bagaimana mungkin roda perusahaan berjalan baik, kalau karyawannya bekerja tidak produktif, artinya karyawan tidak memiliki semangat kerja yang tinggi, tidak ulet dalam bekerja dan memiliki moriil yang rendah.

 C.  MUTASI
1.    Pengertian Mutasi
Mutasi atau transfer menurut Wahyudi (1995 )adalah perpindahan pekerjaan seseorang dalam suatu organisasi yang memiliki tingkat level yang sama dari posisi perkerjaan sebelum mengalami pindah kerja. Kompensasi gaji, tugas dan tanggung jawab yang baru umumnya adalah sama seperti sedia kala. Mutasi atau rotasi kerja dilakukan untuk menghindari kejenuhan karyawan atau pegawai pada rutinitas pekerjaan yang terkadang membosankan serta memiliki fungsi tujuan lain supaya seseorang dapat menguasai dan mendalami pekerjaan lain di bidang yang berbeda pada suatu perusahaan. Transfer terkadang dapat dijadikan sebagai tahapan awal atau batu loncatan untuk mendapatkan promosi di waktu mendatang. Hakekatnya mutasi adalah bentuk perhatian pimpinan terhadap bawahan. Disamping perhatian internal, upaya peningkatan pelayanan kepada masyarakat adalah bagian terpenting dalam seluruh pergerakan yang terjadi dalam lingkup kerja pemerintahan.
2.    Tujuan mutasi
Tujuan mutasi menurut Mudjiono (2000) adalah sebagai berikut :

1. Untuk meningkatkan poduktivitas kayawan.
2. Untuk menciptakan keseimbangan anatar tenaga kerja dengan komposisi pekejaan atau jabatan.
3. Untuk memperluas atau menambah pengetahuan karyawan.
4. Untuk menghilangkan rasa bosan/jenuh tehadap pekerjaannya.
5. Untuk memberikan perangsang agar karyawan mau berupaya meningkatkan karir yang lebih tinggi.
6. Untuk alat pendorong agar spirit kerja meningkat melalui pesaingan terbuka.
7. Untuk menyesuaikan pekerjaan dengan kondisi fisik karyawan.

Sebab dan alasan mutasi
Sebab-sebab pelaksanaan mutasi digolongkan sebagai berikut.
Sebab dan alasan mutasi
3.    Sebab-sebab dan alasan Mutasi
Sebab-sebab pelaksanaan mutasi menurut Siswandi (1999) digolongkan sebagai berikut :
a. Permintaan sendiri
Mutasi atas permintaan sendiri adalah mutasi yang dilakukan atasa keinginan sendiri dari karywan yang bersangkutan dan dengan mendapat persetujuan pimpinan organisasi. Mutasi pemintaan sendiri pada umumnya  hanya pemindahan jabatan yang peringkatnya sama baik, anatrbagian maupun pindah ke tempat lain.
b. Alih tugas produktif (ATP)
Alih tugas produktif adalah mutasi karena kehendak pimpinanan perusahaan untuk meningkatkan produksi dengan menempatkan karywan yang bersangkutan ke jabatan atau pekerjannya yang sesuai dengan kecakapannya.

Pemberhentian Personil Kantor

Pemberhentian Personil Kantor

A.      Pemberhentian Personil Kantor

1.       Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja

a.       Pemberhentian atas kehendak perusahaan

Karena karyawan tersebut melakukan kesalahan fatal (misal: korupsi/tindak pidana penipuan)

b.      Dalam rangka melaksanakan perampingan/pengurangan karyawan (karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus)

c.       Karena permintaan sendiri/inisiatif sendiri

d.      Karena sudah mencapai usia pensiun

e.      Karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugas lagi

f.        Tidak cakap jasmani dan rohani

g.       Melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan

h.      Meninggal dunia

i.        Terkena wajib militer

j.        Tersangkut partai terlarang

Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam:

1.  pemberhentian dengan hormat (misal:pensiun)

2.  pemberhentian dengan tidak hormat (misal: karena kesalahan fatal)

2.       Hak dan kewajiban personil kantor yang diberhentikan

Pemberhentian karyawan swasta dikenal istilah PHK, pemberhentian karyawan negeri, dikenal istilah pensiun, akan menimbulkan hak bagi karyawandan kewajiban bagi perusahaan/instansi.

Diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. PRE-04/MEN/1986, yaitu:

a.       Uang pesangon

1)      Masa kerja kurang dari 1 tahun: 1 bulan upah bruto/kotor

2)      1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun: 2 bulan upah bruto

3)      2 tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun: 3 bulan upah bruto

4)      3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 tahun: 4 bulan upah bruto

5)      4 tahun atau lebih: 5 bulan upah bruto

Untuk pensiun pegawai negeri ditetapkan sebagai berikut

1)      Apabila yang bersangkutan masih hidup, pembayarannya sebesar 75% dari gaji pokok

2)      Untuk istri atau suami yang ditinggal sebesar 40% x 75% dari gaji pokok

3)      Untuk anak yang ditinggal, sebesar 255 x 75% dari gaji pokok

b.      Uang jasa

1)      Masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun adalah 2 bulan upah bruto

2)      Masa kerja 10 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun adalah 3 bulan upah bruto

3)      Masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 20 tahun adalah 4 bulan upah bruto

4)      Masa kerja 20 tahun atau lebih tetapi kurang dari 25 tahun adalah 5 bulan upah bruto

5)      Masa kerja 25 tahun atau lebih adalah 6 bulan upah bruto

c.       Uang ganti rugi

1)      Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24 tahun 1969, ketentuan pemberian uang ganti rugi adalah “kepada tenaga kerja yang mendapat kecelakaan dan atau menderita penyakit akibat pekerjaan, berhak atas ganti rugi perawatan dan rehabilitasi”.

Dalam hal ini seorang tenaga kerja meninggal dunia akibat kecelakaan atau penyakit akibat pekerjaan, ahli warisna berhak menerima ganti rugi dan besar kecilnya ganti kerugian diatur oleh undang-undang

2)      Menurut UU kecelakaan tahun 1951:

a)      Sementara tidak mampu bekerja, uang tunjangan besarnya sama degan upa tiap ari, terhitung mulai pada hari buruh tidak menerima upah lagi, baik penuh maupun sebagian dibayar paling lambat 120 hari. Jikalau lewat 120 hari buruh itu belum mampu bekerja, maka uang tersebut menjadi 50% dari upah sehari untuk tiap-tiap hari dan dibayar selama buruh tidak mampu bekerja

b)      Tidak mampu bekerja selama-lamanya, sebagian uang tunjangan, karena itu ditetapkan sekian % dari upah sehari untuk tiap-tiap hari

PERANAN PEKERJAAN KANTOR BAGI PIMPINAN ORGANISASI

PERANAN PEKERJAAN KANTOR BAGI PIMPINAN ORGANISASI

secara garis besar, pelayanan kantor mempunyai 3 (tiga) peranan pokok :

1. melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan pekerjaan induk untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
2. menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. membantu melancarkan kehidupan dan perlengkapan organisasi sebagai suatu keseluruhan.\

berbagai macam keterangan disediakan sesuai dengan kebutuhan.  keterangan termaksud memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan penyelesaian pekerjaan operasional yang bersangkutan secara lebih baik.
hasil-hasil pencatatan keterangan yang dibutuhkan oleh seorang pimpinan dalam rangka :

• perencanaan
• pengorganisasian
• penggerakan
• pengawasan
• fungsi manajemen lainnya

pekerjaann kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan karena  fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan, dan sumber dokumen.
dalam menyelenggarakan kegiatan-kegiatan, perlu adanya pencatatan yang cermat dan pengurusan/pengelolaan dokumen secara tertib, guna penilaian atau penyusunan program perkembangan organisasi lebih lanjut.
seorang pemimpin memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan kepadanya kesempatan untuk mengetahui secara keseluruhanm apakah yang terjadi dalam organisasinya. ia tidak hanya memakai informasi itu untuk perencanaan,pengorganisasian, atau pengawwasan, tetapi juga memakainya dalam kebijaksanaan mengambil keputusan dan menggariskan cara kerja seerta mengetahui apa yang terjadi.
berdasarkan uraian diatas , jelaslah bahwa pekerjaan kantor meliputi pembuatan/pencatatan informasi.

Konsepsi tatausaha sebagai pekerjaan perkantoran

Konsepsi tatausaha sebagai pekerjaan perkantoran

1.       PEKERJAAN PERKANTORAN

Pengertian Pekerjaan Kantor

·         Arti Bekerja

Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan / tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.

·         Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadiankejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin - mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu. Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

•                         Mengumpulkan / meghimpun , yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

•                       Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

•                       Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

•                        M enggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

•                        Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

•                        Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas - tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaa tulis - menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.

       a)      Pekerjaan Tulis-menulis

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagi bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata). Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun swasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor.

Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar / masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan lebih luas. Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis - menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

       b)     Mengetik

Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

1.      Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

2.      Mempercepat pekerjaan itulis menulis.

3.      Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

4.      Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

5.      Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

        c)      Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan.

Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang organisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah amupun swasta) antara lain terdiri dari:

1)      Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.

2)      Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.

3)      Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.

4)      Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagihan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank, mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut bervariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas

dikantor B. Berikut diberikan satu contoh sederhana tentang cara mengerjakan buku kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran. Keterangan :

Sisi Debet di bagi atas :

-          lajur tanggal

-          lajur uraian penerimaan

-          lajur jumlah uang yang diterima

Sisi Kredit dibagi atas :

-          lajur tanggal

-          lajur uraian pengeluaran

-          lajur jumlah

Menutup dan membukua kembali buku kas :

1)      Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan.

2)      Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih jumlahnya.

3)      Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.

4)      Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu garis lurus.

5)      Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet.

       d)     Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serta adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, praktis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai cara, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut. Jadwal juga diartikan sebagai pembagian serangkaian pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus digantung disekitar ruang kantor yang strategis, agar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi mungkin saja format  jadwal pada kantor A berbeda dengan format kantor B.

·         Peranan pekerjaan kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:

1.      Bantuan bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.

2.      Pelayanan bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public). Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor.

Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasrkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah :

      a.      Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

      b.      Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

      c.       Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan orgasasi sebagai suatu keseluruhan.

·         Ciri-ciri pekerjaan kantor

     1.      Bersifat pelayanan

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

       2.      Merambat segenap bagian organisasi

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif.

       3.      Dilakukan semua pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif seharihari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

·         Perincian pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang didalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan). Apabila masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor.

Menurut leffingwell dan EM Robinson , yang dikutip Drs. Soedaryonopekrjaan kantor dapat diperinci dalam kegiatan sebagai berikut:

     1.      Menerima pesanan-pesanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal

     2.      Membuat rekening

     3.      Menyimpan warkat

     4.      Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai

     5.      Mengurus, membagi- bagi, mengirimkan dan menyurat pos.

     6.      Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and addressing work )

     7.      Macam- macam pekerjaan seperti penelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh ( meycelianecus, such as telephone, receiving visitors, messengerservice)

     8.      Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan     yang tidak perlu.

     9.      Surat menyurat, mendikte, mengetik

    10.  Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan- perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya masing- masing kegiatan pekerjaan kantor.

Hasil penyelidikan menunjukan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandingan waktu dalam presentase sebagai berikut :

1. Mengetik ( typing ) = 24,6%

2. Menghitung ( calculating) = 19,5%

3. Memeriksa ( checking ) =12,3%

4. Menyimpan warkat ( filling ) = 10,2%

5. Menelpon ( telephoning ) = 8,8%

6. Menggandakan ( duplicating) = 6,4%

7. Mengirim surat ( mailing ) = 5,5%

8. Lain-lain = 12,5%

________________________

Jumlah =100%

Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan GR. Terry di atas, penulis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh,sbb :

1. pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :

- Mengetik - Menyalin

- Menghitung - Memilah-milah ( sortir )

- Memeriksa - Melekatkan

- Menstensil - Menandai

- Membubuhkan cap / stempel - Menyampul

- Menelepon - Membagi- bagi

2. Bahan baku

Bahan baku yang tidak lazim digunakan delam pekerjaan kantor adalah :

- Abjad / huruf - Tanda baca

- Angka - Tanda hitunng, dan

- Garis - Tulisan